Onboarding em times de tecnologia: como fazer

O onboarding é uma estratégia de gestão de pessoas que consiste em um conjunto de práticas desenvolvidas para integrar uma nova pessoa profissional às operações da empresa, ao time e à cultura organizacional, garantindo sua adaptação e retenção.

Durante esse processo, as pessoas recém-contratadas têm acesso a conhecimentos, habilidades e comportamentos necessários para desempenhar suas atividades de maneira satisfatória.

Usualmente, no onboarding, são abordados os seguintes assuntos:

• Responsabilidades;
• Organograma da empresa;
• Metas do negócio;
• Missão da companhia;
• Contexto da empresa;
• Regras de compliance;
• Regras e formas de comunicação;
• Aplicativos e sistemas utilizados; e
• Rotinas dos times e da empresa.

Na prática, o onboarding engloba todas as etapas necessárias para que a pessoa sinta parte da companhia, entenda o seu papel, suas metas e tire suas dúvidas para colocar a mão na massa e rampar o mais rápido possível.

No onboarding, é realizada a apresentação da pessoa ao time e às pessoas com quem ela irá interagir mais no dia a dia. Também são disponibilizados acessos e é explicado como estes devem ser utilizados.

Além disso, são apresentados os benefícios da empresa, os mesmos que estavam na descrição da vaga, pois é um momento de ressaltar o quão interessantes são esses benefícios e como a empresa se importa com a qualidade de vida.

Determinadas organizações aproveitam esse momento ainda para enviar um kit de boas-vindas, que podem conter desde ferramentas de trabalho a camisetas e brindes.

O processo de onboarding proporciona uma série de benefícios tanto para as empresas quanto para as pessoas contratadas. Entre essas vantagens, podemos destacar:

• #Engajamento da pessoa recém-contratada

O onboarding é uma maneira eficiente de engajar a pessoa recém-contratada e garantir sua motivação no novo trabalho. Isso porque ela consegue iniciar sua jornada naquela empresa ciente de que é valorizada e recebe as orientações necessárias para atuar com confiança, e conseguir desempenhar o seu papel mais rapidamente.

• #Retenção de profissionais

Atrair e reter os melhores talentos é essencial para o crescimento das organizações e o onboarding ajuda a manter as pessoas contratadas na empresa, na medida em que facilita sua adaptação logo nos primeiros dias.

Além disso, alguns onboardings possuem ações de encantamento e, em geral, possibilitam criar vínculos, de forma que as pessoas se sintam parte da empresa logo que chegaram.

• #Redução da rotatividade

 A rotatividade de profissionais dentro de uma empresa prejudica a performance da organização e gera custos com a contratação, desligamento e capacitação dessas pessoas. Porém, com o onboarding, é possível fortalecer o senso de pertencimento das pessoas colaboradoras e reduzir as taxas de turnover.

• #Fortalecimento do employer branding

O employer branding, ou marca empregadora, é uma estratégia utilizada para influenciar positivamente a maneira como profissionais enxergam uma organização enquanto ambiente de trabalho.

Realizar um bom onboarding é uma das ações recomendadas, que contribui para tornar sua empresa um local onde as pessoas desejam trabalhar. 

Isso porque ele possibilita o encantamento e a apresentação da cultura e dos benefícios. Trata-se de uma oportunidade ímpar para se apresentar as pessoas recém-chegadas como uma marca empregadora bem estabelecida.

• #Alinhamento aos objetivos da empresa

O onboarding permite transmitir às pessoas contratadas as expectativas da empresa, contribuindo com o alinhamento aos objetivos organizacionais.

Nesse sentido, é aconselhável prever, em alguma etapa do onboarding, um momento com as lideranças, no qual aconteça o compartilhamento de instruções diretas sobre como proceder para atuar de maneira mais produtiva, alcançando as metas estabelecidas.

• #Crescimento do negócio

Na medida em que colabora para o aumento do engajamento e a motivação das pessoas profissionais, o onboarding otimiza a performance da empresa, tornando-a mais rentável e impulsionando o crescimento do negócio. 

Um onboarding bem feito acelera a rampagem da pessoa contratada, isto é, em menos tempo ela já estará realizando suas atividades com ótimo rendimento. Isso tem um impacto direto em produtividade e crescimento. Além disso, pessoas mais motivadas e encantadas tendem a entregar mais.

Veja a seguir algumas recomendações importantes para realizar processos de onboarding em times de tecnologia: 

• O primeiro passo para fazer um bom onboarding é disponibilizar informações importantes, como remuneração, período de experiência e benefícios via e-mail para facilitar o entendimento da pessoa contratada.
• Também é aconselhável agendar o início da jornada de trabalho para uma segunda-feira, para que a pessoa possa passar uma semana inteira absorvendo os valores e cultura da organização.
• Outra dica interessante para realizar o onboarding de TI é mandar uma mensagem ou e-mail antes da data de começo estabelecida, mostrando à pessoa que ela é aguardada e bem-vinda à empresa.
• Ainda é essencial informar o time que uma nova pessoa foi contratada, e contar um pouco sobre ela, para que a equipe já esteja familiarizada quando essa pessoa profissional foi apresentada.
• Programe os treinamentos a serem aplicados com antecedência, garantindo que todo o conteúdo esteja atualizado.
• Outra etapa a ser contemplada durante o processo de onboarding é criar um evento, para apresentar o time, a história da empresa, as regras e diretrizes. É nesse momento também que você deve realizar um tour pela empresa, caso o trabalho não seja home office.
• As lideranças também devem se apresentar e se mostrar solícitas para ajudar com eventuais dúvidas sobre o trabalho.
• O RH tem um papel muito importante nesse momento: normalmente, é o departamento responsável por apresentar o setor no qual a pessoa recém-admitida atuará, mostrando a expectativa da empresa em relação a ela.
• Para criar um clima mais descontraído e facilitar a integração, é possível promover um almoço em conjunto, ou outro momento de refeição, como um café da manhã ou da tarde. 
• Nos primeiros dias, convém escolher uma pessoa do time para auxiliar a pessoa recém-contratada, tirando dúvidas simples, como nomes e funções de colegas, e orientando-a a se dirigir ao departamento de RH ou à sua liderança para questionamentos mais complexos.
• Por fim, deve-se aplicar um treinamento personalizado, com acompanhamento individual focado nas necessidades dessa pessoa.

Algumas boas práticas tornam o onboarding mais atrativo para as pessoas colaboradoras recém-admitidas. Entre elas, podemos destacar:

• Basear o conhecimento transmitido em objetivos claros;
• Disponibilizar informações e conteúdos sobre o trabalho, por meio de canais de conhecimento, como portais de treinamentos;
• Gerar uma experiência positiva para a pessoa contratada por meio de uma abordagem pessoal e personalizada;
• Indicar uma pessoa mentora que tenha amplo conhecimento sobre a empresa e o trabalho e facilidade em compartilhar sua bagagem;
• Transformar treinamentos em resultados, por meio de programas objetivos, que utilizem recursos que mensurem resultados, como dinâmicas e testes;
• Preparar a equipe para recepcionar a nova pessoa colaboradora, promovendo sua inclusão;
• Acompanhar não apenas novas pessoas contratadas, mas profissionais que mudam de cargo dentro da empresa.

O onboarding traz aspectos em comum para todos os modelos de trabalho. Mas algumas especificidades de cada modelo de trabalho podem impactar na forma de realizar um bom onboarding. Por isso, separamos as seguintes dicas. Confira:

• Presencial

Realizar o onboarding no modelo presencial tende a ser menos desafiador do que no modelo home office, já que a pessoa colaboradora estará presente no espaço físico da companhia, podendo conhecer cada ambiente e departamento e ser apresentada pessoalmente ao time. Em resumo, aqui temos a vantagem do olho no olho.

Além disso, não é porque a empresa trabalha no modelo presencial, que parte do onboarding não pode ser on-line. Algumas organizações optam por aplicar alguns treinamentos no formato gravado, sejam eles técnicos ou de compliance.

A dica é: aproveite os benefícios do presencial e intercale momentos de integração e em time, com ações em outros moldes, como vídeos e interações on-line.

• Híbrido

No caso do modelo de trabalho híbrido, também existe a possibilidade de realizar o onboarding de maneira presencial, o que pode facilitar algumas dinâmicas, como conhecer a equipe e fazer a visitação aos ambientes da companhia. 

Assim, a orientação é organizar o calendário de onboarding de forma estratégica. Se possível, marque com a nova pessoa profissional no presencial em dias que outras pessoas colaboradoras do time estarão disponíveis para uma conversa rápida e, preferencialmente, deixe os momentos on-line para os treinamentos mais burocráticos.

• Home office

Quando falamos em home office, o processo de onboarding pode ser um pouco mais complexo, dificultando as relações interpessoais. Nesse sentido, é importante prever atividades de integração, especialmente no contexto do trabalho remoto, para facilitar o desenvolvimento dessas relações.

Além disso, muitas empresas oferecem às pessoas colaboradoras em home office recursos físicos, como computador, cadeira ergonômica e ajuda de custo com internet. Também vale a pena conversar com a pessoa sobre a importância de se manter um espaço em casa adequado para o trabalho. 

Algumas empresas ainda criam sistemas de pares ou mesmo de apadrinhamento/amadrinhamento para que a pessoa saiba a quem recorrer em momentos de dúvidas.

É importante mostrar, no onboarding de TI, a cultura e os valores da empresa, introduzindo a pessoa em seu fluxo interno por meio de treinamentos corporativos ou breves capacitações. 

Isso porque o onboarding é uma abordagem que vai além de apresentar à pessoa colaboradora a estrutura e o organograma da companhia. 

O processo de onboarding em times de tecnologia é similar ao onboarding voltado a outras áreas, no sentido de integrar a pessoa profissional à equipe, ao ambiente de trabalho e à cultura da empresa, de forma que ela se sinta bem recebida e acolhida.

Porém, nesse caso, é importante levar em consideração as especificidades da área de atuação e do cargo, apresentando também à pessoa recém-contratada os sistemas e recursos tecnológicos que irá utilizar em sua rotina de trabalho.

Neste artigo, abordamos o processo de onboarding nos times de tech. Se você gostou deste conteúdo, compartilhe com outra pessoa profissional de RH.